Apa Itu Purchasing? Pengertian, Fungsi, dan Proses Purchasing

Selamat datang, pembaca yang budiman! Apa kabar? Pernahkah kamu mendengar istilah purchasing? Apakah kamu tahu arti, fungsi, dan proses dari purchasing? Jika belum, tidak perlu khawatir karena di artikel ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai purchasing. Purchasing adalah salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis untuk memperoleh barang atau jasa dari pihak lain. Yuk, simak penjelasan lebih lanjut di bawah ini!

Proses Purchasing

Purchasing adalah bagian penting dalam setiap bisnis. Proses purchasing melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan hati-hati dan terencana untuk menghindari kerugian dan kesalahan dalam membeli suatu produk atau jasa. Ada beberapa tahapan pada proses purchasing yaitu:

• Penentuan Kebutuhan
  Tahap pertama dalam proses purchasing adalah penentuan kebutuhan. Bisnis harus mengetahui apa yang diperlukan untuk operasional mereka dan menentukan prioritas dalam membeli produk atau jasa.
• Identifikasi Vendor
  Setelah menentukan kebutuhan, bisnis harus mencari vendor atau supplier yang sesuai dan dapat dipercaya. Bisnis juga harus mempertimbangkan harga, kualitas dan reputasi vendor sebelum memutuskan untuk membeli produk atau jasa dari mereka.
• Negosiasi Harga dan Kontrak
  Setelah memilih vendor, bisnis harus melakukan negosiasi harga dengan vendor. Bisnis juga harus membuat kontrak yang menetapkan ketentuan dan persyaratan pembelian produk atau jasa dari vendor tersebut.
• Pembayaran
  Setelah produk atau jasa diterima, bisnis harus melakukan pembayaran kepada vendor sesuai dengan ketentuan kontrak yang telah disepakati.
• Pengiriman dan Penerimaan
  Bisnis harus memastikan bahwa produk atau jasa yang dipesan telah dikirim dan diterima. Bisnis juga harus melakukan pemeriksaan kualitas produk atau jasa sebelum diterima secara resmi.
• Penilaian Kinerja
  Setelah mengambil produk atau jasa dari vendor, bisnis harus menilai kinerja vendor berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Hal ini dapat membantu bisnis untuk memutuskan untuk membeli produk atau jasa dari vendor yang sama di masa depan atau mencari vendor lain yang lebih baik.

Proses purchasing yang terencana dapat membantu bisnis untuk memperoleh produk atau jasa yang berkualitas dengan harga yang sesuai. Dalam beberapa kasus, proses purchasing dapat menjadi rumit dan memakan banyak waktu jika tidak dilakukan dengan hati-hati.

Manfaat Purchasing

Purchasing adalah sebuah proses yang berkaitan dengan pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh sebuah bisnis. Meskipun terlihat sepele, purchasing memiliki peran penting dalam kelangsungan bisnis. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memperoleh barang atau jasa dengan kualitas yang memenuhi standar serta harga yang terbaik. Berikut adalah beberapa manfaat purchasing dalam bisnis:

1. Meningkatkan Efisiensi

Dengan melakukan purchasing, perusahaan dapat memperoleh produk atau jasa dengan harga yang lebih efektif dan efisien. Hal ini karena purchasing bertujuan untuk mencari vendor atau supplier yang dapat memberikan harga terbaik serta barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas yang sesuai. Dalam jangka panjang, hal ini dapat meningkatkan efisiensi perusahaan karena biaya pengadaan barang dapat dikurangi.

2. Menjaga Kualitas Produk

Purchasing juga dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima memiliki kualitas yang memenuhi standar yang ditetapkan. Dengan memiliki supplier atau vendor yang terpercaya, perusahaan dapat memastikan bahwa produk yang diterima memiliki kualitas yang baik sehingga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap produk atau jasa yang ditawarkan.

Selain itu, purchasing juga dapat membantu perusahaan dalam memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dengan memilih produk yang tepat, pelanggan akan merasa puas dan bisa menjadi loyal terhadap perusahaan.

3. Meningkatkan Produktivitas

Purchasing juga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Hal ini karena kegiatan purchasing dapat membantu dalam menghindari kekurangan stok karena perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan barang selalu terjaga. Oleh karena itu, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi atau distribusi.

Dengan adanya stok barang yang selalu tersedia, proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan karena tidak terdapat gangguan proses produksi akibat kekurangan stok barang.

4. Mengurangi Risiko

Dalam kegiatan purchasing, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga dengan vendor atau supplier. Dengan memilih vendor atau supplier yang tepat, perusahaan dapat memperoleh harga yang terbaik serta menjaga kualitas produk. Hal ini dapat mengurangi risiko dalam bisnis karena perusahaan dapat meminimalisir biaya pengadaan barang.

Selain itu, purchasing juga dapat membantu perusahaan dalam memperoleh barang atau jasa dengan cara yang aman dan legal. Dengan memiliki supplier atau vendor yang terpercaya, perusahaan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima telah sesuai dengan standar peraturan dan ketentuan yang berlaku.

5. Meningkatkan Efektivitas Bisnis

Dengan adanya purchase management yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas bisnis. Hal ini dapat terlihat dari tersedianya barang atau jasa yang memenuhi kebutuhan bisnis sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, dengan memperoleh produk atau jasa dengan harga yang terbaik, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan dan memperbaiki cash flow.

Dengan meningkatkan efektivitas bisnis, perusahaan juga dapat meningkatkan daya saing. Hal ini dapat memperluas peluang bisnis serta meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis terhadap perusahaan.

Jadi, purchasing bukan hanya sekadar proses pengadaan barang atau jasa, tetapi juga memiliki manfaat yang signifikan bagi kelangsungan bisnis. Dengan memiliki purchase management yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menjaga kualitas produk, meningkatkan produktivitas, mengurangi risiko dan meningkatkan efektivitas bisnis.

Tahapan Purchasing

Purchasing atau pembelian merupakan salah satu kegiatan yang terlibat dalam proses bisnis. Tahapan-tahapan dalam purchasing dapat dilakukan dengan seksama agar perusahaan mendapatkan produk yang diinginkan dengan harga yang terjangkau. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam purchasing:

1. Perencanaan kebutuhan

Perencanaan kebutuhan adalah tahap awal dalam proses purchasing. Dalam tahap ini, perusahaan harus menentukan jenis dan jumlah produk atau jasa yang diperlukan untuk menunjang operasional perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan harus mempertimbangkan aspek-aspek yang berpengaruh seperti kualitas, waktu pengiriman, dan harga produk atau jasa yang akan dibeli.

2. Pemilihan supplier

Tahap kedua dalam purchasing adalah pemilihan supplier. Dalam pemilihan supplier ini, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa hal seperti keandalan, reputasi, kapasitas produksi, kemampuan teknis, dan tentunya harga yang ditawarkan. Dalam memilih supplier, perusahaan juga diharuskan untuk melakukan analisis komparatif terhadap beberapa supplier sehingga perusahaan akan mendapatkan supplier terbaik dan terpercaya yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik.

3. Negosiasi harga

Setelah perusahaan menentukan supplier yang akan dipilih, tahap selanjutnya adalah melakukan negosiasi harga. Dalam negosiasi harga, perusahaan harus memastikan bahwa harga yang ditawarkan oleh supplier sesuai dengan kualitas produk atau jasa yang akan diberikan. Selain itu, perusahaan juga harus mencari tahu harga produk atau jasa yang serupa yang ditawarkan oleh supplier lain untuk memastikan bahwa harga yang ditawarkan oleh supplier yang dipilih masih dalam batas wajar.

Proses negosiasi harga ini menjadi penting karena dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan. Jika perusahaan berhasil melakukan negosiasi harga dengan baik, maka harga pembelian akan turun dan perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang lebih baik.

4. Pembelian

Tahap keempat dalam purchasing adalah pembelian. Pada tahap ini, perusahaan melakukan transaksi pembelian produk atau jasa dari supplier yang telah dipilih dengan harga yang telah disepakati. Dalam hal ini, perusahaan harus memastikan bahwa jumlah produk atau jasa yang dipesan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan jadwal pengiriman produk atau jasa juga harus dipastikan agar perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggannya dengan tepat waktu.

5. Pengiriman Produk atau Jasa

Setelah proses pembelian selesai, tahap terakhir dalam purchasing adalah pengiriman produk atau jasa. Dalam hal ini, perusahaan harus memastikan bahwa produk atau jasa yang dipesan telah dikirimkan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dan dalam kondisi yang baik. Jika ada masalah atau kekurangan dalam pengiriman ini, perusahaan harus segera menghubungi supplier untuk melakukan tindakan yang diperlukan.

Dengan memperhatikan tahapan-tahapan tersebut, perusahaan dapat mendapatkan produk atau jasa yang diinginkan dengan harga yang terjangkau. Proses purchasing yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan dan membantu perusahaan menjalankan operasi bisnis dengan lebih efektif dan efisien.

Teknik Purchasing

Teknik purchasing adalah cara yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memperoleh bahan atau produk dengan harga yang lebih murah dan kualitas yang baik. Ada beberapa teknik purchasing yang umumnya digunakan dalam sebuah perusahaan. Teknik-teknik tersebut antara lain:

Pemeringkatan Supplier

Pemeringkatan supplier adalah teknik purchasing yang digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi kinerja dan kemampuan dari supplier dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. Pemeringkatan ini dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap supplier berdasarkan beberapa kriteria, seperti harga, kualitas, waktu pengiriman, dan pelayanan. Dengan melakukan pemeringkatan supplier, perusahaan dapat memilih supplier yang memiliki kinerja terbaik dan dapat dipercaya dalam menjalin kerja sama.

Analisis Total Cost of Ownership

Analisis Total Cost of Ownership atau TCO adalah teknik purchasing yang digunakan untuk menghitung biaya total yang diperlukan untuk membeli dan menggunakan sebuah produk atau jasa. Biaya tersebut meliputi biaya pembelian, operasional, dan pemeliharaan. Dengan melakukan analisis TCO, perusahaan dapat menentukan pilihan produk atau jasa yang paling efisien dan hemat biaya dalam jangka panjang. Teknik ini sering digunakan untuk memilih vendor atau supplier dalam pengadaan bahan atau jasa.

Pengadaan Jangka Panjang

Pengadaan jangka panjang adalah teknik purchasing yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengamankan pasokan bahan atau jasa dalam jangka waktu yang lebih lama. Dengan mengadakan kontrak pengadaan jangka panjang, perusahaan dapat menjamin ketersediaan bahan atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dan dengan harga yang lebih stabil. Teknik ini juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan potongan harga atau diskon sesuai dengan jumlah pembelian yang dilakukan.

Pengadaan Kembali

Pengadaan kembali atau reverse auction adalah teknik purchasing yang digunakan oleh perusahaan untuk membeli bahan atau jasa dengan cara meminta tawaran harga dari beberapa supplier. Dalam pengadaan kembali, supplier bersaing untuk memberikan harga yang paling murah dalam waktu yang ditentukan oleh perusahaan. Teknik ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan harga terbaik dari supplier dan sering digunakan dalam pengadaan bahan atau jasa yang bersifat standard atau komoditas.

Dalam penggunaan teknik purchasing, perusahaan harus memilih teknik yang paling sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik produk atau jasa yang dibutuhkan. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan faktor kualitas, waktu pengiriman, dan pelayanan dari supplier dalam memilih teknik purchasing yang tepat.

Peran Purchasing dalam Bisnis

Purchasing atau pembelian merupakan bagian integral dari sebuah bisnis yang memiliki peran penting dalam menciptakan keuntungan bisnis, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta mempertahankan kualitas produk atau jasa yang dibeli. Ketika melakukan purchasing, seorang pembeli atau purchasing manager harus memilih dan membeli barang atau jasa berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau. Pemilihan barang dan jasa yang tepat akan membantu bisnis untuk meningkatkan kualitas produk, mengurangi biaya, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Kunci Sukses dalam Purchasing

Terdapat beberapa faktor kunci yang harus diperhatikan dalam purchasing agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Pertama, harus memiliki supplier yang terpercaya yang dapat memberikan bahan atau jasa dengan kualitas tinggi dan harga terjangkau. Kedua, purchasing manager harus memastikan bahwa kerjasama antara bisnis dan supplier dapat memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Ketiga, purchasing manager harus mempertimbangkan faktor waktu karena dapat mempengaruhi kesuksesan bisnis. Terakhir, purchasing manager harus memiliki keahlian dalam melakukan negosiasi dengan supplier agar dapat membeli barang atau jasa dengan harga terbaik.

Tujuan dari Purchasing

Tujuan utama dari purchasing adalah untuk membeli barang dan jasa yang dibutuhkan oleh bisnis secara tepat waktu dan pada harga yang terjangkau. Namun, purchasing juga dapat memiliki beberapa tujuan lainnya seperti:

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis
• Meningkatkan kualitas produk
• Mengurangi biaya
• Meningkatkan produktivitas
• Meningkatkan penjualan dan keuntungan

Keberhasilan dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut sangat tergantung pada kemampuan purchasing manager dalam melakukan pengambilan keputusan yang tepat.

Tahapan dalam Purchasing

Ada beberapa tahap yang perlu dilalui dalam purchasing. Pertama, pembeli atau purchasing manager harus menentukan kebutuhan bisnis dan membuat daftar barang atau jasa yang dibutuhkan. Kedua, pembeli harus mencari supplier yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Tahap ketiga, pembeli harus memperoleh penawaran dari supplier. Tahap keempat, pembeli harus melakukan negosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga dan persyaratan terbaik. Setelah itu, tahap kelima, pembeli dapat melakukan pembelian;

• Menerima barang atau jasa
• Memeriksa kualitas barang atau jasa
• Mengeluarkan pembayaran kepada supplier

Pentingnya Keterampilan dalam Purchasing

Keterampilan yang diperlukan untuk menjadi purchasing manager yang handal meliputi kemampuan dalam melakukan negosiasi, kemampuan dalam memilih supplier, pemahaman tentang kontrak, serta kemampuan dalam melakukan analisis biaya. Purchasing manager juga harus memiliki pengetahuan tentang regualasi, hukum, dan standar kualitas yang berlaku dalam bisnis. Selain itu, dapat memperoleh sertifikasi dalam ilmu purchasing seperti Certified Purchasing Professional (CPP) atau sertifikasi lainnya dapat membantu pembeli untuk meningkatkan keahlian mereka dalam purchasing.